年入15000億，這家公司項目回顧有12條“秘訣”

年入15000億，這家公司項目回顧有12條“秘訣”

作者：克裡斯·寇里遜 傑弗·帕賽爾

來源：管理的常識（ID：Guanlidechangshi）

在英國石油公司，許多業務部門都有一種“專案回顧”（retrospect）機制。它可能是對一個簡單項目的結項總結，在專案小組解散之前，花上兩個小時的時間，迅速且有效地總結這個項目的知識和經驗，保證學到為將來服務的經驗；也可能是對一個複雜的、幾個公司共同參加的合作課題、大型專案的階段性回顧，需要花兩天時間，來討論可能涉及的所有內容。

因此，專案回顧的結構在許多地方與複盤（AAR）是類似的。概括而言，要討論下列議題。

☞重溫專案的目標和交付成果。

☞看看哪些事能做得更好些，多問幾次“為什麼”。

但是，與AAR相比，它仍有以下特點。

☞更有深度：和美軍的正式AAR類似，專案回顧需要系統地籌畫、準備，花費的時間也更長，因而分析更為全面、深入。

☞前瞻而規範：專案回顧是為將來專案的應用而特意總結經驗和看法的，它不只是為了小組自己的總結與逐步完善。

☞邀請客戶參加：每一個會議的結果都會有一個直接客戶。如果可能的話，邀請客戶出席整個過程，以便更為深入地瞭解前因後果，知道那些可能不會被寫進會議報告中的東西。

對於項目回顧，以下12條操作注意事項是英國石油公司多年來摸索出來、屢試不爽的“秘訣”。

1 召集會議

強烈建議組織一個面對面的會議。雖然電話會議或視訊會議也可以（總好過什麼都沒有），但面對面的會議效果會更好。如果你擔心人們在會議上不會暢所欲言，也可以單獨和他們見面，但永遠不要試圖用電子郵件來完成總結。

與AAR類似，在專案結束時，你要以最快的速度召集複盤會議；比較理想的情況是專案結束後兩周內。如果時間過了太久才開會，人們的記憶就會衰退，會被其他事情影響或沖淡，變得模糊不清。

同樣，如果可能的話，開會的地點應盡可能靠近項目進行的地方，避免選在沒有特色或賓館式的地方。項目現場或“作戰指揮室”是最理想的地點，因為它可以帶給大家更多的回憶和啟發。枯燥單調的賓館會議室只能產生枯燥單調的結果！

如果可能的話，你可以考慮將項目總結變成一次慶祝活動。

對於會議時間，至少要保證每個人發言時間不少於20分鐘，如果是長期、連續且複雜的大項目，還應適當延長時間。

確保有足夠的輔助工具（如即時貼、記事本、海報紙等）。

2 邀請合適的人

如果可能的話，邀請一個“客戶”參加研討。

如果有一個類似的專案正準備開始，或專案已經開始了，那麼邀請這個新的項目小組成員參加總結會，將是非常有價值的事情，因為這樣可以讓剛剛總結出來的經驗與問題，一提出來就能立即傳遞給新的使用物件。需要提醒的是，如果有其他專案小組成員過來參會的話，要儘量將自由交流時間拉長點兒。例如，可將會議安排成兩天，讓大家共進晚餐。在會議進行過程中，增加或延長茶歇時間——你會發現，可能就是在同一間屋裡，人們已經迫不及待地開始交流了。

項目負責人必須參加，項目的主要成員也應該參加。理想條件下，這個項目的使用者、贊助人、客戶都應該參加，至少要出席會議的開始部分。如果會議有高層領導者參加，雖然有助於提高利益相關方的重視程度，但是他們的出現也可能使會議變得有點過於正式或緊張，有些小組成員可能就不敢發言了。

讓專案負責人、聯絡人或經理安排會議的日程。他/她最有決定權，知道誰應該參加，誰在專案小組裡有影響力。

在召集與會人員、和他們聯繫時，要同時申明會議的目的：通過從這個項目學到的經驗，使將來的項目能夠更加順利地進行。

3 任命聯絡人

要保證專案回顧工作順利推進，必須指定一名獨立的聯絡人。

最好是與這個項目干係不大的協力廠商人員，因為如果項目聯絡人與專案緊密相關，會議可能會集中在“我們做過了什麼”，而不是“下次遇到類似的情況，我們應該怎麼做”上。但是，如果聯絡人和項目沒什麼聯繫，或事情有點兒複雜，那麼他就可能要事先做些準備工作（例如，提前和主要的小組成員進行溝通、討論），瞭解關鍵的問題，而不必糾纏細節。

聯絡人也不能是上級主管部門的領導，這樣可以保證會議的中立性，完全擺脫任何對個人行為的評價。

聯絡人的核心職責是引導大家討論、開好項目回顧會，他不必熟悉要討論的內容，也不必是專案業務方面的專家。

4 重溫專案的目標和交付成果

與AAR類似，項目回顧也要從明確最初的目標開始，詢問“我們預期的目標是什麼”以及“我們真正取得的成果是什麼”。

聯絡者可能要問客戶或贊助者：“你們是否達到了預期目標？”並可以按照專案的“關鍵成功因素”（KSF）或“核心績效指標”（KPI），逐個瞭解專案是否實現了預期目標，是否讓客戶滿意，包括工期、成本、品質等。

5 重溫專案的計畫或過程

對於大型或複雜的項目，應該重新審查項目計畫，將它和實際進行的情況進行比較，找出其中的差距。如果可能的話，描繪出項目的“全貌”。這樣會很有價值。

聯絡人可以和小組成員一起，畫出一個專案實際進度的流程圖，同時確定出各個階段的核心任務、關鍵步驟和決策點。用這種方法，你可以發現專案哪些部分延遲了，哪些提前了，哪些完成得效率很高，哪些拖拖拉拉，哪些部分小組成員還不大清楚做到了哪一步。

6 詢問“什麼做得很成功”

記住：永遠從做得好的地方開始！人們應該盡可能積累好的實踐方法，並儘量避免錯誤。聯絡人可以詢問：“在向目標邁進的過程中，我們取得成功的有哪幾步？項目中真正做得很棒的是哪些地方？”

同時，必須多問幾次“為什麼”，它會使你很快找到問題的根源。

此外，保證每個人都參加討論，要特別邀請那些不作聲的人發言。

7 分析成功的原因，並將結論轉換成對將來工作的建議

秉承客觀公正、實事求是的原則，排除感情色彩，找出成功的原因，總結出重要、可以重複使用的經驗和建議。總結出的經驗和建議，必須基於大家公認的事實。

在這個階段，主要採用團隊對話的方式，讓大家暢所欲言，以開放的心態，自由地探討，不壓制任何不同的聲音，並將衝突引導為富有建設性、創造性的對話，逐漸達成共識。

8 詢問“哪些可以做得更好”

沒有完美的專案，即使是取得了全面成功的專案也有可以改進的空間。因此，接下來，要圍繞著“哪些地方可以做得更好”“哪些過程是次優的”“還有哪些遺憾或缺陷”等問題，展開討論。

同時，再次運用“多問幾個為什麼”的技巧，探詢一下影響項目組未能做到最好的原因。

9 找出困難和改進建議

項目回顧應放眼未來，不要糾纏於過去的錯誤。但是，找出“絆腳石”和容易犯的錯誤，以便將來不再犯這類錯誤，也是很重要的。

下面的問題會非常有用：“在當時給定的資訊和知識條件下，我們能做得更好嗎？”“在現有的資訊和知識條件下，我們怎樣把這些項目做得不一樣，以保證我們獲得更大的成功？”“根據你現在的經驗，你對將來這類項目的小組成員有什麼建議？”“如果下次仍有機會做類似專案，你會在哪些方面採取不同的做法，以便做得更好？”

10 確保沒有遺漏，每個人都暢所欲言

你不能讓任何人在離開會場時覺得事情還沒有說清楚，或覺得自己有價值的意見沒被重視。因此，可以利用打分或讓大家評價的方式，來確認是否有被遺漏的事項。你可以問大家：“現在想一想，你對這個項目的滿意程度如何，如果10分為滿分，你打多少分？”

如果有人打了不到10分，你可以問：“你覺得怎麼才能達到10分呢？”用這個方法，你就可以知道他們沒有表達出來的、不滿意的地方了。

11 詢問“接下來做什麼”

與AAR一樣，項目回顧也要付諸應用，這樣才能真正發揮價值。如果與會者中有人正準備再做一個類似的項目，那麼，可以提醒他們能否利用剛剛總結出來的經驗教訓，去對自己的專案計畫、方法等加以優化。

12 整理並分發會議記錄

有一個結構清晰、簡明扼要但完整的會議記錄，是非常重要的，因為沒有人喜歡看雜亂無章的長篇大論。但是，如果過於簡略，缺少必要的細節，也會大大削弱會議記錄的價值。

因此，要盡可能詳細地記錄對將來工作有説明的建議，將其醒目地標注出來，適當的時候要直接記錄大家的發言。之後，應徵求每一個參會者的意見，確保沒有人的話被誤解，也沒有重要事項被遺漏。這是對聯絡人的一大挑戰。

一旦統一之後，要將最終的檔複製給大家，並共用給可能會從中獲益的人。